Fortschrittsrechner | Gewichteter Durchschnitt mehrerer Aufgaben
Geben Sie den Fertigstellungsgrad und die Gewichtung (Aufwandsanteil) jeder Aufgabe aus Ihrem Projektstrukturplan ein, um den Gesamtfortschritt sofort per gewichtetem Durchschnitt zu berechnen. Ein kostenloses Tool, um den tatsächlichen Fortschritt Ihres Projekts auf einen Blick zu sehen.
Was gewichteter Fortschritt ist
Fünf von zehn Aufgaben erledigt heißt nicht zwangsläufig fünfzig Prozent fertig. Zählt man eine Woche Arbeit und ein Vorhaben von drei Monaten als je eine Aufgabe, so entfernt sich der berichtete Fortschritt von der Wirklichkeit. Dieses Werkzeug gibt jeder Aufgabe ein **Gewicht** – ihren Anteil am Aufwand – und bildet einen **gewichteten Durchschnitt**, sodass jeder Fertigstellungsgrad im Verhältnis zu diesem Gewicht eingeht.
**Das Gewicht darf jede Zahl sein, die die Größe der Aufgabe ausdrückt: Personentage, Budgetanteil, was auch vorliegt. Es muss sich nicht auf 100 summieren; das Werkzeug macht von selbst Verhältnisse daraus.** So ergibt „Anforderungen 20, Entwurf 30, Umsetzung 50“ dasselbe wie „4 Personentage, 6, 10“. Trägt man Gewichte für noch nicht begonnene Aufgaben ein, während ihr Fertigstellungsgrad bei null steht, so zeigt sich im Voraus, wie stark jede auf das Ganze wirken wird.
So benutzen Sie den Rechner
- Die Aufgaben hinzufügen Über „Aufgabe hinzufügen“ legen Sie Zeilen an und benennen sie. Die Positionen Ihres PSP der Reihe nach einzutragen bewährt sich.
- Die Gewichte eintragen Geben Sie eine Zahl für die Größe an – Personentage, Budget, was immer. Die Einheit muss nur einheitlich sein, und die Summe muss nicht 100 ergeben.
- Die Fertigstellungsgrade eintragen Geben Sie den Fortschritt jeder Aufgabe in Prozent an. Noch nicht Begonnenes bleibt bei null.
- Den Gesamtwert ablesen Sie erhalten den gewichteten Durchschnitt. Die einzelnen Fertigstellungsgrade erscheinen zudem in einem Diagramm, sodass Verzögerungen ins Auge fallen.
- Zuerst die schweren Aufgaben angehen Den Fertigstellungsgrad der größeren Aufgaben zu heben bewegt den Gesamtwert am wirksamsten.
Tipps für die Nutzung
- Die Gewichtung kann eine beliebige Zahl sein, die die Größe der Aufgabe darstellt, z. B. Personentage oder Budgetanteil. Selbst wenn die Summe nicht 100 ergibt, wird sie automatisch korrekt als Verhältnis berechnet.
- Wenn Sie die Gewichtung einer Aufgabe mit 0 % Fertigstellung bereits eingeben, sehen Sie vorab, wie stark sie sich auf den Gesamtfortschritt auswirkt, sobald die Arbeit beginnt.
- Geben Sie Ihren gesamten Projektstrukturplan als Aufgaben ein, um Fortschritt oder Verzögerung jeder Aufgabe wie in einem vereinfachten Gantt-Diagramm auf einen Blick zu sehen.
- Wenn Sie zuerst Aufgaben mit größerer Gewichtung (Umfang) fertigstellen, verbessert sich der Gesamtfortschritt effizienter.
Wofür sich der Rechner eignet
In der wöchentlichen Fortschrittsbesprechung berichten
Eine Zahl, die das Gewicht berücksichtigt, gibt den Stand besser wieder als „fünf von zehn Aufgaben fertig“.
Einer Kundschaft kurz Bericht geben
Wo ein vollständiges Balkendiagramm zu viel wäre, liefert dies eine begründete Fortschrittszahl.
Die Wirkung einer Verzögerung abschätzen
Dieselbe Woche Verzug wirkt verschieden, je nachdem, ob die Aufgabe viel Gewicht trägt.
Den Plan vor Arbeitsbeginn prüfen
Gewichte einzutragen, während der Fertigstellungsgrad noch null ist, zeigt, welche Aufgaben das Ganze bestimmen werden.
Fortschritt an Aufwand und Marge binden
Zu über den Plan hinaus geleisteten Stunden siehe den Rechner der Überstunden; dazu, ab wann ein Vorhaben trägt, den Rechner des Break-even-Punkts.
Begriffe rund um die Fortschrittsmessung
- Gewichteter Durchschnitt
- Ein Durchschnitt, bei dem jeder Posten ein Gewicht trägt. Er taugt zur Fortschrittsverfolgung, weil ungleich große Aufgaben nicht gleich behandelt werden.
- Gewicht
- Eine Zahl für die Größe einer Aufgabe. Personentage wie Budget dienen gleichermaßen, und die Summe muss nicht 100 ergeben – die Zahlen werden als Verhältnisse gelesen.
- Fertigstellungsgrad
- Wie weit eine Aufgabe gediehen ist, in Prozent. Nicht begonnen ist null, fertig ist hundert.
- PSP (Projektstrukturplan)
- Eine hierarchische Zerlegung der Arbeit eines Vorhabens. Die daraus hervorgehenden Aufgaben werden hier zu den eingetragenen Zeilen.
- EVM (Earned Value Management)
- Ein Verfahren, das erbrachte Leistung in Geld umrechnet, um Fortschritt und Kosten gemeinsam zu steuern. Die gewichtete Fortschrittsverfolgung steht in derselben Linie.
- Einfacher Durchschnitt
- Die Fertigstellungsgrade ganz ohne Gewichte gemittelt. Sind die Aufgaben nicht gleich groß, so weicht er von der Wirklichkeit ab.
Häufig gestellte Fragen
Übrigens – Warum ein einfacher Durchschnitt den Projektfortschritt nicht richtig abbildet
Einen genauen „Gesamtfortschritt" eines Projekts anzugeben, ist komplizierter, als es scheint. Wenn 5 von 10 Aufgaben abgeschlossen sind, bedeutet das nicht unbedingt, dass das Projekt „zu 50 % fertig" ist. Wird eine einwöchige Aufgabe genauso gewichtet wie eine dreimonatige, entsteht ein Fortschrittsbericht, der weit von der Realität abweicht.
Der gewichtete Durchschnitt löst dieses Problem. Indem jeder Aufgabe ein „Gewicht" (z. B. Aufwand oder Budget) zugewiesen und die Fertigstellung proportional dazu berücksichtigt wird, ergibt sich ein Gesamtfortschritt, der der Realität näherkommt. Auch das Konzept des Earned Value Management (EVM) im PMBOK-Leitfaden erklärt die Bedeutung einer solchen gewichteten Fortschrittsverfolgung.
Vollwertige Gantt-Diagramm-Tools erfordern Einrichtung und Einarbeitung, was allein zur Fortschrittsmeldung übertrieben sein kann. Ein einfacher Rechner, bei dem Sie Aufgaben, Gewichtungen und Fertigstellungsgrade direkt eingeben, ist praktisch für wöchentliche Statusmeetings oder ein kurzes Kundenupdate.