Calcolo dello stato di avanzamento | Media ponderata di più attività
Basta inserire la percentuale di completamento e il peso (la quota di impegno) di ciascuna attività della struttura di scomposizione del lavoro per ottenere automaticamente l'avanzamento complessivo come media ponderata. Uno strumento gratuito per vedere a colpo d'occhio a che punto è il progetto.
Che cos’è l’avanzamento ponderato
Cinque compiti conclusi su dieci non significano per forza il cinquanta per cento fatto. Contando come un compito ciascuno un lavoro di una settimana e uno di tre mesi, l’avanzamento che si riferisce si allontana dalla realtà. Questo strumento dà a ogni compito un **peso** — la sua quota di impegno — e ne prende una **media ponderata**, sicché ciascuna percentuale di completamento incide in proporzione.
**Il peso può essere qualunque numero che esprima la dimensione del compito: giorni-uomo, quota di budget, quel che si ha. Non occorre che sommi a 100: lo strumento ne ricava da sé le proporzioni.** Così «requisiti 20, progettazione 30, realizzazione 50» dà lo stesso di «4 giorni-uomo, 6, 10». Inserire i pesi di compiti non ancora avviati, col completamento a zero, mostra in anticipo quanto ciascuno peserà sull’insieme.
Come si usa il calcolatore
- Aggiunga i compiti Con «aggiungi compito» crei le righe e dia un nome a ciascuna. Riportare in ordine le voci della sua WBS funziona bene.
- Inserisca i pesi Dia un numero che esprima la dimensione: giorni-uomo, budget, quel che sia. Basta che l’unità sia la medesima, e non occorre far quadrare il totale a 100.
- Inserisca le percentuali di completamento Dia l’avanzamento di ciascun compito in percentuale. Quel che non è avviato resta a zero.
- Legga la cifra d’insieme Ottiene la media ponderata. I completamenti per compito compaiono inoltre in un grafico, sicché il ritardo balza all’occhio.
- Affronti prima i compiti pesanti Alzare il completamento dei compiti maggiori muove la cifra d’insieme con la maggiore efficacia.
Consigli per sfruttarlo al meglio
- Il peso può essere un qualsiasi numero che rappresenti la dimensione dell'attività: giornate-uomo, quota di budget e così via. Anche se la somma non fa 100, i valori vengono trattati automaticamente come proporzioni.
- Inserendo fin dall'inizio il peso anche delle attività ferme allo 0%, capirete in anticipo quanto peseranno sull'avanzamento complessivo.
- Riportando l'intera struttura di scomposizione del lavoro potete usare lo strumento come un sostituto del diagramma di Gantt e vedere a colpo d'occhio quali attività sono in ritardo o in anticipo.
- Far salire per prime le attività di peso maggiore è il modo più efficiente per migliorare l'avanzamento complessivo.
Dove il calcolatore è utile
Riferire alla riunione settimanale di avanzamento
Una cifra che tiene conto del peso rende lo stato delle cose meglio di «cinque compiti su dieci fatti».
Dare al cliente un aggiornamento breve
Dove tirar fuori un diagramma di Gantt completo sarebbe eccessivo, questo offre una percentuale di avanzamento motivata.
Valutare l’effetto di un ritardo
La medesima settimana di slittamento ricade diversamente a seconda che il compito porti molto peso.
Verificare il piano prima di cominciare
Inserire i pesi mentre il completamento è ancora zero mostra quali compiti governeranno l’insieme.
Legare l’avanzamento all’impegno e al margine
Per le ore svolte oltre il previsto veda il calcolatore delle ore di straordinario; per il punto in cui un progetto rende, il calcolatore del punto di pareggio.
Termini sulla misura dell’avanzamento
- Media ponderata
- Una media in cui ciascuna voce porta un peso. Si addice al monitoraggio perché compiti di dimensione diseguale non vi sono trattati allo stesso modo.
- Peso
- Un numero che esprime la dimensione di un compito. Valgono tanto i giorni-uomo quanto il budget, e il totale non deve sommare a 100: le cifre si leggono come proporzioni.
- Percentuale di completamento
- Fin dove un compito sia progredito, in percentuale. Non avviato vale zero; concluso, cento.
- WBS (struttura di scomposizione del lavoro)
- Una scomposizione gerarchica del lavoro di un progetto. I compiti che ne derivano divengono le righe qui inserite.
- EVM (gestione del valore acquisito)
- Un metodo che converte in denaro il lavoro svolto per governare a un tempo avanzamento e costo. Il monitoraggio ponderato appartiene alla medesima discendenza.
- Media semplice
- Mediare i completamenti senza alcun peso. Se i compiti non sono di pari dimensione, si scosta dalla realtà.
Domande frequenti
A proposito — perché la media semplice non descrive l'avanzamento di un progetto
Indicare con precisione l'avanzamento complessivo di un progetto non è affatto banale. Se cinque attività su dieci sono concluse, questo non significa necessariamente essere al 50%: contare con lo stesso peso un'attività che si esaurisce in una settimana e una che richiede tre mesi produce una rendicontazione lontanissima dalla realtà.
La soluzione è la media ponderata: si assegna a ciascuna attività un peso, in giornate-uomo o in quota di budget, e le percentuali di completamento vengono riflesse in proporzione, restituendo un avanzamento molto più aderente alla realtà del progetto. Anche l'approccio dell'earned value management descritto nella guida PMBOK spiega l'importanza di questa gestione ponderata.
Gli strumenti completi per i diagrammi di Gantt sono potenti, ma richiedono tempo per l'adozione e l'apprendimento, e usarne uno complesso solo per riferire l'avanzamento può risultare inefficiente. Un calcolatore semplice, in cui si inseriscono attività, pesi e completamenti e si legge subito la media ponderata, torna utile nelle riunioni settimanali di avanzamento e nelle comunicazioni rapide al cliente.