Kostenloser Rechnungs- und Angebotsgenerator
Erstellen Sie Rechnungen und Angebote kostenlos. Tragen Sie Ihre Firmendaten, den Kunden, die Positionen, Mengen, Einzelpreise und Steuersätze ein — die A4-Vorschau entsteht beim Tippen und lässt sich direkt aus dem Browser als PDF speichern. Ihre Eingaben werden nicht an einen Server übertragen.
Was dieser Rechnungsgenerator leistet
Mit diesem Rechnungsgenerator erstellen Sie eine Rechnung oder ein Angebot direkt im Browser und speichern das Ergebnis als PDF. Sobald Sie Ihre Firmendaten, den Kunden und die Positionen eintragen, aktualisiert sich die A4-Vorschau auf der rechten Seite. Anders als bei einer Tabellenvorlage verrutschen die Spalten nie, und was Sie am Bildschirm sehen, kommt genauso aus dem Drucker.
Die Steuer wird so behandelt, wie es die Finanzverwaltung erwartet: Die Beträge werden nach Steuersätzen gruppiert und die Steuer wird für das gesamte Dokument einmal je Satz gerundet, nicht je Position. Kommen mehrere Sätze vor, entsteht automatisch eine Aufstellung mit Nettobetrag und Steuer je Satz — genau die Angaben, die der Empfänger für den Vorsteuerabzug benötigt.
Es gibt keine Anmeldung, keinen Upload und kein Wasserzeichen. Kundennamen und Beträge verlassen den Browser nicht, und der Entwurf liegt ausschließlich auf Ihrem eigenen Gerät. So können Sie auch ein heikles Dokument vorbereiten, ohne die Daten einem fremden Dienst anzuvertrauen.
So erstellen Sie eine Rechnung
- Dokumentart und Nummer festlegen Wählen Sie zwischen Rechnung und Angebot und tragen Sie Nummer, Rechnungsdatum und Zahlungsziel ein (beim Angebot stattdessen die Gültigkeit). Eine Nummer wie RE-2026-001 erleichtert das spätere Wiederfinden erheblich.
- Eigene Daten und Kundendaten eintragen Erfassen Sie Firmenname, Anschrift und Kontaktdaten sowie die Steuernummer, falls sie auf dem Dokument stehen soll. Ergänzen Sie den Kundennamen und bei Bedarf Abteilung oder Ansprechpartner.
- Positionen erfassen Geben Sie je Zeile Bezeichnung, Menge, Einheit, Einzelpreis und Steuersatz an. Mit der Schaltfläche fügen Sie weitere Zeilen hinzu, mit den Pfeilen ändern Sie die Reihenfolge.
- Summen und Rundung prüfen Die Vorschau zeigt Zwischensumme, Steuer je Satz und Gesamtbetrag. Sie legen fest, ob Bruchteile der Währungseinheit ab-, kaufmännisch oder aufgerundet werden.
- Drucken und als PDF speichern Klicken Sie auf „Drucken und als PDF speichern“ und wählen Sie im Druckdialog „Als PDF speichern“ als Ziel. Gedruckt wird ausschließlich das Dokument, nicht die übrige Seite.
Tipps für die Nutzung
- Stellen Sie im Druckdialog die Ränder auf „Keine“ oder „Standard“ und schalten Sie Kopf- und Fußzeilen ab. Dann erscheinen weder Seitenadresse noch Seitenzahl, und das Dokument wirkt deutlich professioneller.
- Nummerieren Sie fortlaufend und stellen Sie am besten die Jahreszahl voran. Fragt ein Kunde nach einer älteren Zahlung, lässt sich diese über die Nummer sehr viel schneller finden als über Datum und Betrag.
- Wenn Sie ein Angebot in eine Rechnung umwandeln, ändern Sie auch die Nummer. Eine wiederverwendete Angebotsnummer erschwert der Buchhaltung Ihres Kunden den Abgleich.
- Halten Sie im Hinweisfeld fest, wer die Überweisungsgebühr trägt. Das ist die häufigste Ursache dafür, dass der eingegangene Betrag um wenige Euro abweicht.
- Geben Sie je Zeile eine Einheit an („Std.“, „Tage“, „Stk.“). Damit wird die Berechnungsgrundlage sofort deutlich und Rückfragen entfallen.
- Rechnen Sie monatlich denselben Kunden ab, bleibt der Entwurf erhalten — Sie ändern nur Datum und Nummer. Vor einem Dokument für einen anderen Kunden verwenden Sie „Zurücksetzen“.
Typische Anwendungsfälle
Freiberufler rechnen Projekte ab
Geeignet für Design-, Text- oder Entwicklungsleistungen, ohne dafür eine Buchhaltungssoftware zu bezahlen. Getrennte Zeilen mit Stunden und Stundensatz machen die Berechnung für den Kunden nachvollziehbar.
Umsatzsteuerkonforme Rechnung ausstellen
Tragen Sie Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer ein; die Aufstellung von Nettobetrag und Steuer je Satz entsteht automatisch und ist genau das, was der Empfänger für den Vorsteuerabzug braucht.
Aus dem Angebot eine Rechnung machen
Schicken Sie zuerst das Angebot und stellen Sie dasselbe Dokument nach der Freigabe auf Rechnung um. Nichts muss neu eingetippt werden.
Einen japanischen Kunden abrechnen
Mit der Währung JPY erscheinen das Feld für die Registrierungsnummer qualifizierter Rechnungen und die automatische Quellensteuerberechnung, sodass das Dokument den Erwartungen einer japanischen Buchhaltung entspricht.
Einzelne Rechnungen für eine Nebentätigkeit
Praktisch, wenn Sie nur wenige Rechnungen im Jahr schreiben und sich ein Monatsabo nicht lohnt. Es gibt nichts zu installieren und nichts zu kündigen.
Begriffe rund um die Rechnung
- Angebot
- Ein Dokument, das vor Beginn der Arbeit Preis und Konditionen darstellt. Es enthält weitgehend dieselben Angaben wie eine Rechnung, nennt aber eine Gültigkeitsdauer statt eines Zahlungsziels.
- Steuernummer
- Die Kennung, die belegt, dass Sie zur Erhebung von Steuern registriert sind — in Europa die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, in Japan ein „T“ gefolgt von 13 Ziffern für Aussteller qualifizierter Rechnungen.
- Vorsteuerabzug
- Das Verfahren, mit dem ein Unternehmen die beim Einkauf gezahlte Steuer von der auf Verkäufe erhobenen Steuer abziehen kann. Dafür benötigt der Käufer in der Regel eine ordnungsgemäße Rechnung des Verkäufers.
- Ermäßigter Steuersatz
- Ein niedrigerer Steuersatz für bestimmte Waren. In Japan beträgt er 8 % und gilt für Lebensmittel und Getränke außer Alkohol und Restaurantbesuchen sowie für bestimmte Zeitungsabonnements.
- Quellensteuer
- Steuer, die der Zahlende vom Honorar einbehält und unmittelbar an die Finanzverwaltung abführt. In Japan werden Honorare an natürliche Personen üblicherweise mit 10,21 % einbehalten, ab einem Betrag von 1.000.000 Yen mit 20,42 % auf den übersteigenden Teil.
- Rundung
- Der Umgang mit Bruchteilen der Währungseinheit beim Steuerbetrag. Üblich ist, einmal je Steuersatz für das gesamte Dokument zu runden und nicht in jeder Zeile.
Häufige Fragen
Übrigens – die Rechnung begann als Packliste
Das englische Wort „invoice“ wird üblicherweise auf „envois“ zurückgeführt, den Plural des französischen „envoi“ für Versand. Ursprünglich war es der Zettel, der einer Warensendung beilag und festhielt, was in welcher Menge losgeschickt worden war. Es stand damit einer Packliste näher als einer Zahlungsaufforderung. Deshalb beginnt bis heute jede Rechnung mit den Spalten Bezeichnung, Menge und Einzelpreis: Die Aufstellung war zuerst da, die Forderung kam später.
Zum Kern der Buchführung wurde diese Aufstellung erst, als die Kaufleute im Italien der Renaissance die doppelte Buchführung verfeinerten. Ein Abschnitt in einem 1494 von Luca Pacioli veröffentlichten mathematischen Kompendium stellte die Methode der damaligen venezianischen Händler systematisch dar, und von dort verbreitete sie sich über Europa. Jeden Vorgang zweimal zu erfassen, im Soll und im Haben, funktioniert nur, wenn sich die zugehörigen Belege jederzeit vorlegen lassen. Genau daher stammt die Gewohnheit, jeder Rechnung eine fortlaufende Nummer zu geben — nur so bleibt ein einzelner Vorgang noch Jahre später auffindbar.
Die Verbindung zum Steuerrecht entstand viel später. Als Frankreich 1954 die Mehrwertsteuer einführte, durften Unternehmen die beim Einkauf gezahlte Steuer von der auf ihre Verkäufe erhobenen abziehen. Dafür brauchte es einen Nachweis über die getragene Steuer, und dieser Nachweis war eine Rechnung mit Angabe von Satz und Betrag. Seither gehört die Umsatzsteuerrechnung zum europäischen Handel; Japan hat mit dem System der qualifizierten Rechnungen erst im Oktober 2023 nachgezogen. Registrierungsnummern und Aufstellungen je Steuersatz wirken wie neue Bürokratie, sind aber nur die jüngste Schicht auf einem Dokument, das seit Jahrhunderten Anforderungen ansammelt.
Eine kleine Randnotiz: In Japan besteht keine gesetzliche Pflicht, eine Rechnung mit dem Firmensiegel zu versehen — und dennoch tragen die meisten eines. Das Siegel hat überdauert, weil es lange als Erklärung diente, dass das Dokument tatsächlich von dem darauf genannten Unternehmen stammt. Seit Rechnungen als PDF unterwegs sind, übernehmen Registrierungsnummern und elektronische Signaturen diese Rolle nach und nach. Eine Packliste, die in jeder Epoche neu belegt, wer sie geschrieben hat.